De ALV komt eraan en de penningmeester heeft aangekondigd te stoppen. Het agendapunt “bestuursverkiezing” staat klaar, maar niemand steekt zijn hand op. De voorzitter neemt het er dan maar bij.
Veel besturen herkennen dit. In een onderzoek van AFAS en Sportlink onder ruim 350 sportverenigingen zei vorig jaar 57 procent van de penningmeesters steeds meer tijd kwijt te zijn aan de administratie. Volgens 45 procent komt dat doordat er te weinig vrijwilligers zijn om de taken te verdelen.
Een lege stoel is meer dan een praktisch probleem. De vraag is ook of je bestuur nog bevoegd is, of besluiten standhouden en wie er nog mag tekenen. Hieronder lees je waar je op moet letten, en wat je doet als de vacature niet snel gevuld raakt.
Mag je doorbesturen met een lege stoel?
Meestal wel. Een bestuur dat onder het aantal uit de statuten zakt, blijft in de regel gewoon bevoegd om te besturen. Dat het bestuur dan “niet meer mag besluiten” is een veelvoorkomend misverstand. Veel statuten zeggen het ook letterlijk, met de opdracht om zo snel mogelijk in de vacature te voorzien.
Toch zitten er drie addertjes in je statuten:
- Het minimumaantal. Staat er een minimum, en staat erbij dat het bestuur bevoegd blijft als het daaronder komt? Staat dat er niet, of staat er juist een beperking, leg het dan voor aan je notaris.
- De functies. Veel statuten gaan uit van een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Bij verenigingen is dat ook het wettelijke uitgangspunt, tenzij de statuten anders bepalen. Welke functies bij jouw organisatie verplicht zijn, en of je ze mag combineren, blijkt uit je eigen statuten.
- De termijnen. Is de termijn van een bestuurder verlopen en is die niet herbenoemd, dan is hij of zij formeel geen bestuurder meer. Besluiten kunnen dan nietig zijn, tenzij je statuten daar een voorziening voor hebben. “Ik blijf nog even zitten tot er iemand is” is dus riskanter dan het klinkt.
Zijn je besluiten en handtekeningen nog geldig?
Bevoegd blijven is één ding. In de praktijk loop je met een uitgedund bestuur tegen drie andere punten aan.
Besluiten nemen. Kijk wat je statuten zeggen over het quorum. “De helft van de bestuurders in functie” haal je ook met z’n tweeën. Een vast aantal haal je misschien niet meer. En met twee bestuurders staken de stemmen bij elk meningsverschil.
Tekenen. Besturen en vertegenwoordigen zijn twee verschillende dingen. In veel statuten mogen alleen twee bestuurders samen tekenen, of de voorzitter met de secretaris of penningmeester. Valt een van hen weg, dan kan het zijn dat niemand meer rechtsgeldig een contract of subsidieaanvraag kan ondertekenen.
Bank en KvK. Schrijf de vertrokken bestuurder uit bij de KvK en trek de banktoegang in. Regel meteen wie de betalingen overneemt. In Nieuw bestuur? Regel meer dan alleen de KvK lees je wat er bij een wissel nog meer komt kijken.
Neemt de voorzitter het penningmeesterschap erbij, dan betaalt en controleert één persoon. Spreek daarom af dat een tweede bestuurder elke betaling goedkeurt en de afschriften kan inzien.
Belet en ontstentenis: als er niemand meer over is
Met twee of drie bestuurders ben je één opzegging of één ziekmelding verwijderd van een bestuur dat niet meer kan functioneren. Daarvoor kent de wet twee begrippen. Bij ontstentenis is de bestuurder er niet meer, bijvoorbeeld na aftreden of overlijden. Bij belet kan hij of zij tijdelijk niet besturen, bijvoorbeeld door ziekte of schorsing.
Sinds de WBTR moeten je statuten regelen wie het bestuur waarneemt als álle bestuurders wegvallen. Die regeling moet erin bij de eerstvolgende statutenwijziging. Een regeling voor het wegvallen van één bestuurder is niet verplicht. Verstandig is zo’n regeling wel, zeker bij een klein bestuur.
Staat er niets in je statuten, dan hangt het van je rechtsvorm af wat er gebeurt:
- Vereniging. De ALV benoemt nieuwe bestuurders. Leden kunnen zo nodig zelf om een vergadering vragen.
- Stichting. Vult niemand de lege plek volgens de statuten, dan kan de rechtbank een bestuurder benoemen.
Over tijdelijke afwezigheid schreven we eerder de Zomercheck voor je bestuur.
Vijf stappen als de vacature blijft openstaan
- Lees je statuten. Zoek het minimumaantal bestuurders op, de regel over bevoegd blijven, welke functies je mag combineren en wie mag tekenen.
- Leg de waarneming vast. Neem een bestuursbesluit over wie welke taken tijdelijk overneemt, zet het in de notulen en spreek een einddatum af.
- Knip de functie op. Betalingen, boekhouding en begroting hoeven niet bij één persoon te liggen. De boekhouding kan naar een commissielid of een administratiekantoor. De verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur.
- Zoek breder. Bij een vereniging komen bestuurders uit de leden, tenzij de statuten ook mensen van buiten toelaten. Kijk of die ruimte er is.
- Laat zien dat je zoekt. Zet de vacature op elke ALV-agenda en noteer wat je hebt gedaan om haar te vullen. Een bestuur dat aantoonbaar moeite doet, staat sterker als er later vragen komen.
Een functie die kleiner en duidelijker is, is ook makkelijker te vullen. Wie geen “penningmeester” wil worden, wil soms wel een paar uur per maand de facturen bijhouden.
Een lege bestuursstoel hoeft geen crisis te zijn
Zolang je weet wat je statuten zeggen en de waarneming goed hebt vastgelegd, kun je als bestuur gewoon verder. Dat is prettig voor jezelf, en voor de mensen die op je organisatie vertrouwen. Met het WBTR-platform krijg je de hulpmiddelen om dit goed én praktisch aan te pakken.
Nog geen account? Kies hier je abonnement
Vragen over jouw situatie?
Schrijf je in voor ons gratis WBTR-webinar. In 30 minuten krijg je duidelijke uitleg, praktijkvoorbeelden en kun je live je vragen stellen.
