Besturen voelt vaak als brandjes blussen: de ALV die ineens over drie weken is, de verzekering die blijkt te zijn verlopen. Toch is het grootste deel van het bestuurswerk voorspelbaar. Het komt elk jaar terug, in dezelfde volgorde, op ongeveer hetzelfde moment.
Wie dat ritme kent, hoeft niet elk jaar opnieuw te bedenken wat er moet. Daarom hieronder het bestuursjaar in twaalf momenten. Het is een voorbeeld voor een organisatie met een boekjaar dat gelijk loopt met het kalenderjaar en een ALV in het voorjaar. Jullie eigen kalender ziet er misschien anders uit, en verderop lees je hoe je hem passend maakt.
Eén vraag hoort bij elke maand: wie doet het? Een kalender zonder namen is een wensenlijst.
Januari tot en met juni
Januari: het jaar openen De begroting is vastgesteld, de contributie of bijdrage voor dit jaar is gecommuniceerd en de facturen gaan de deur uit. Plan nu meteen de bestuursvergaderingen en de ALV voor het hele jaar, zodat de oproeptermijnen nooit in de knel komen.
Februari: de boeken sluiten De penningmeester sluit het vorige boekjaar af. De jaarrekening moet binnen zes maanden na het boekjaar klaar zijn, dus de klok loopt. Vraag nu ook de jaaropgaven van de bank op.
Maart: de kascommissie aan het werk De kascommissie controleert de boeken, met de bankafschriften erbij, en brengt schriftelijk verslag uit. Een stichting zonder kascommissie laat twee bestuurders die niet de penningmeester zijn dezelfde controle doen.
April: de ALV voorbereiden Stel de agenda vast: jaarverslag, jaarrekening, verslag kascommissie, decharge, benoemingen. Check het rooster van aftreden: wie is aftredend en herkiesbaar, wie niet? Begin nu met werven als er een plek vrijkomt.
Mei: de ALV Roep op binnen de termijn uit de statuten. Laat de vergadering zelf de nieuwe kascommissie benoemen. Leg elk besluit vast met aanwezigen, quorum en uitslag.
Juni: na de ALV Verwerk de bestuurswissel: KvK, bank, UBO-register, wachtwoorden, mailadressen. Draag taken over met een gesprek, niet alleen met een map. En zet de decharge en de benoemingen in de notulen.
Juli tot en met december
Juli: statuten en reglementen Het rustige seizoen is het moment om de statuten en het huishoudelijk reglement na te lopen. Staat de belet- en ontstentenisregeling erin? De tegenstrijdig-belangregeling? Klopt het minimumaantal bestuurders nog met de praktijk?
Augustus: belet en ontstentenis in de praktijk Met de helft van het bestuur op vakantie: wie beslist, wie tekent, wie kan bij de bank? Leg het vast in een kort bestuursbesluit.
September: het seizoen starten Nieuwe vrijwilligers inwerken, de ledenadministratie opschonen, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomsten nalopen. Check of de UBO-registratie nog klopt na de bestuurswissel.
Oktober: verzekeringen en contracten Loop de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, de aansprakelijkheidsverzekering en de opstal- of inboedelverzekering na. Wat dekken ze, en kloppen de bedragen nog? Zet lopende contracten met een opzegtermijn op een rij.
November: de begroting De penningmeester maakt de begroting voor volgend jaar, het bestuur stelt haar vast. Bepaal de contributie, de tarieven en de vrijwilligersvergoedingen. Bij een najaars-ALV is dit de maand om op te roepen.
December: vooruitkijken Check het rooster van aftreden voor volgend jaar en spreek af wie de werving oppakt. Loop deze kalender na: wat is niet gebeurd, en waarom niet? Dat is de belangrijkste vraag van het jaar.
Maak er jullie kalender van
Deze twaalf momenten zijn een vertrekpunt, geen voorschrift. Drie dingen bepalen hoe jullie versie eruitziet:
- Het boekjaar. Loopt het van 1 juli tot 30 juni, dan schuift alles rond de jaarrekening en de ALV een half jaar op.
- De statuten. Daarin staan de oproeptermijn, de termijn voor de jaarstukken en de bestuurstermijnen. Die bepalen de harde deadlines.
- Jullie eigen ritme. Een sportvereniging leeft van augustus tot mei, een culturele stichting van subsidieronde tot subsidieronde. Leg de kalender daaroverheen.
In de Bestuurschecklist staan deze taken al klaar: veertig terugkerende bestuurstaken, van het rooster van aftreden tot de UBO-check en de decharge. Je zet aan wat voor jullie geldt, past de deadlines aan op jullie boekjaar en wijst elke taak toe aan een bestuurslid, dat op tijd een herinnering krijgt. Volgend jaar staat alles er weer, met de notities en documenten van dit jaar erbij. Bekijk wat er in de Bestuurschecklist zit.
Ritme is rust
Besturen is prachtig werk, maar het is geen vrijblijvende klus. Het goede nieuws: het meeste werk is voorspelbaar. Een bestuur dat zijn ritme kent, hoeft niet elk jaar opnieuw te bedenken wat er moet, en houdt tijd over voor waar de organisatie echt voor is. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je organisatie en de mensen die daarop vertrouwen.
Met het WBTR-platform en de Bestuurschecklist krijg je de hulpmiddelen om dit goed én praktisch aan te pakken. Nog geen account? Kies hier je abonnement
Bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 10 (administratieplicht, jaarrekening binnen zes maanden), 48 (kascommissie) en 37 (benoeming bestuurders). Hier staat geen link bij; de tekst is te vinden op wetten.overheid.nl.
- De Bestuurschecklist
- Eerder op wbtr.nl: Nieuw bestuur? Regel meer dan alleen de KvK, Zomercheck voor je bestuur en Jaarrekening goedgekeurd, door de rechter geschrapt
