In de praktijk draait een bestuur in de zomer vaak op halve kracht. Maar wat als er snel iets geregeld moet worden:
* een factuur die betaald moet worden;
* een contract of offerte waar akkoord op nodig is;
* een spoedvraag van de gemeente;
* een conflict of klacht die niet kan wachten.
Juist dan is het belangrijk dat vooraf duidelijk is wie wat mag doen, wanneer een besluit geldig is en hoe je achteraf kunt aantonen dat het bestuur zorgvuldig heeft gehandeld.
Let op met “even snel besluiten”
Veel besturen lossen praktische zaken snel op via WhatsApp of een telefoontje. Dat is handig, maar het is niet altijd voldoende als formeel besluit.
Een berichtje als “prima, doen we” lijkt misschien duidelijk, maar roept achteraf vragen op:
- Wie heeft precies ingestemd?
- Was iedereen op de hoogte?
- Had iemand een tegenstrijdig belang?
- Was er voldoende meerderheid?
- Is het besluit ergens vastgelegd?
Bij kleine praktische zaken hoeft dat niet meteen ingewikkeld te zijn. Maar bij financiële verplichtingen, personele kwesties of conflicten is zorgvuldige besluitvorming essentieel.
Leg daarom ook in de zomer kort vast wat er is besloten, door wie, op basis waarvan en wanneer. Dat hoeft niet altijd uitgebreid, maar het moet later wel te reconstrueren zijn.
1 juli is voorbij: controleer je stemafspraken
Sinds 1 juli 2026 is de overgangsregeling rond meervoudig stemrecht afgelopen. Sommige oudere statuten geven bijvoorbeeld de voorzitter altijd een extra stem of doorslaggevende stem. Vanaf nu geldt dat één bestuurder niet meer stemmen mag hebben dan alle andere bestuurders samen.
Dat betekent niet automatisch dat je hele bestuur niet meer goed functioneert. Maar het betekent wel dat je moet controleren of jullie statuten, reglementen en praktijk nog kloppen.
Stel jezelf als bestuur in elk geval deze vragen:
* Staat er in onze statuten iets over meervoudig stemrecht?
* Heeft de voorzitter of een ander bestuurslid een doorslaggevende stem?
* Weten we wanneer een bestuursbesluit geldig is?
* Leggen we quorum, meerderheid en stemming goed vast?
* Passen onze reglementen nog bij de wet en de statuten?
* Werken we in de praktijk misschien anders dan op papier staat?
Als het antwoord op één van deze vragen onzeker is, is dat geen reden voor paniek. Maar het is wél een signaal om dit op te pakken. Tip: schrijf je in voor een van de WBTR webinars, daar kun je al je vragen stellen.
Wie neemt waar als iemand afwezig is?
Een ander belangrijk zomerpunt is vervanging. Veel besturen hebben wel een taakverdeling, maar geen duidelijke afspraken voor afwezigheid.
Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de penningmeester drie weken weg is?
Wie heeft toegang tot de bankomgeving?
Wie controleert betalingen?
Wie reageert op formele post of e-mail?
Wie mag namens het bestuur tekenen?
De WBTR vraagt van besturen dat zij zorgvuldig omgaan met bestuurstaken, verantwoordelijkheden en toezicht. Dat betekent ook dat je voorkomt dat alles bij één persoon ligt. Niet omdat je elkaar niet vertrouwt, maar omdat goede controle en continuïteit bij goed bestuur horen.
Maak er een korte zomercheck van
Je hoeft hier geen groot project van te maken. Een korte bestuurscheck van 20 minuten kan al veel opleveren.
Loop samen deze punten langs:
1. Zijn er deze zomer besluiten te verwachten die niet kunnen wachten?
2. Wie is wanneer afwezig?
3. Wie neemt welke taak tijdelijk waar?
4. Welke uitgaven mogen wel of niet zonder bestuursbesluit worden gedaan?
5. Hoe leggen we besluiten via e-mail of WhatsApp vast?
6. Kloppen onze stemafspraken na 1 juli 2026 nog?
7. Staat alles centraal genoeg opgeslagen voor overdracht?
Noteer de afspraken kort en deel ze met het hele bestuur. Zo voorkom je dat er na de vakantie discussie ontstaat over wat wel of niet mocht.
Gebruik de zomer om op te ruimen
De zomer is ook een goed moment om bestuurlijk op te ruimen. Niet alles hoeft direct af, maar dit zijn typisch van die zaken die anders blijven liggen:
* oude statuten nog eens bekijken;
* het huishoudelijk reglement actualiseren;
* mandaten en bevoegdheden controleren;
* openstaande acties uit de ALV nalopen;
* bestuurstaken opnieuw verdelen;
* de UBO-registratie controleren;
* documenten centraal opslaan;
* de BestuursChecklist bijwerken.
Juist vóór de drukte van september begint, geeft dat rust. Nieuwe activiteiten, bestuursvergaderingen en ALV’s starten dan met meer overzicht.
Wil je controleren of jullie bestuur alles goed heeft geregeld? Log in op WBTR.nl en loop het stappenplan en de BestuursChecklist na. Zo zie je snel waar nog actie nodig is en kun je met een gerust gevoel de zomer in.
Vragen over jouw situatie?
Schrijf je in voor ons gratis WBTR-webinar. In 30 minuten krijg je duidelijke uitleg, praktijkvoorbeelden en kun je live je vragen stellen.
