Sinds het vervallen van de Tijdelijke wet COVID-19 (per 1 februari 2023) kan een vereniging of stichting niet meer “automatisch” volledig digitaal vergaderen. Digitale of hybride deelname is wel mogelijk, maar alleen als je statuten daarin voorzien en je aan een paar duidelijke randvoorwaarden voldoet. Ondertussen ligt de Wet digitale algemene vergadering (WDAV) klaar: de Tweede Kamer heeft deze op 16 december 2025 aangenomen en het voorstel ligt nu bij de Eerste Kamer.
Wat mag nu al?
a) Hybride of digitale deelname via statuten
Boek 2 BW staat toe dat de statuten regelen dat vergadergerechtigden via een elektronisch communicatiemiddel deelnemen, het woord voeren en stemmen. Vereisten zijn o.a. identificatie, rechtstreeks kunnen volgen wat er wordt besproken, en stemuitoefening; vaak eist men ook dat men kan deelnemen aan de beraadslaging. Controleer dus de exacte bewoording in je statuten.
b) Besluitvorming buiten vergadering
Voor sommige besluiten kun je buiten vergadering (schriftelijk/elektronisch) besluiten, mits je de wettelijke voorwaarden volgt. Let op dat bij verenigingen in de praktijk vaak unanimiteit is vereist (check de statuten). Leg altijd de stemverklaringen en wijze van stemmen vast.
c) Oproeping en notulering
Zorg dat je oproeping voldoet aan wet + statuten (termijn, wijze, inhoud) en noteer in de notulen hoe je: aanwezigheid, identificatie, stemverificatie, quorum en stemverdeling hebt vastgesteld. Schendingen in de totstandkomingsregels kunnen tot vernietigbaarheid leiden.
Wat gaat (waarschijnlijk) veranderen met de WDAV?
De WDAV faciliteert en normeert de volledig digitale en hybride algemene vergadering. Kernlijnen:
- Optionele basis in de wet voor volledig digitale ALV/bestuursvergadering (mits aan waarborgen voldaan).
- Randvoorwaarden voor elektronisch deelnemen (identificatie, deelname, stemcontrole) worden verduidelijkt.
- Oproeping langs elektronische weg wordt gemoderniseerd/vereenvoudigd.
Status: op 16 december 2025 unaniem door de Tweede Kamer; behandeling bij de Eerste Kamer volgt (inwerkingtreding nog niet vastgesteld).
Praktische les: wacht niet af. Als je statuten digitale/hybride deelname nog niet dekken, regel dit nu, zodat je straks direct compliant bent en geen besluiten hoeft te overdoen wanneer de WDAV in werking treedt.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Geen statutaire basis maar toch volledig digitaal vergaderen → risico vernietigbaar besluit. Oplossing: statuten aanpassen of fysiek/hybride conform statuten.
- Onvoldoende identificatie bij online deelname → onduidelijk wie stemde. Oplossing: ID-check in de tool + presentielijst.
- Foute oproeping (te laat/te vaag) → procedurefout. Oplossing: standaard oproepsjabloon met check (datum, agenda, stukken, digitale instructies).
- Geen log van stemmen → beslissing niet reconstrueerbaar. Oplossing: export van stemming bewaren in het notulendossier.
Let op: dit artikel biedt algemene informatie en is geen juridisch advies. Of het op jouw situatie van toepassing is, hangt af van jullie statuten en documenten.
Vragen over jullie digitale/hybride ALV?
Schrijf je dan in voor ons gratis WBTR-webinar. In 30 minuten krijg je voorbeelden, sjablonen en kun je live je vragen stellen.
