Je kent het wel: even snel iets afstemmen in de appgroep van het bestuur.
Akkoord?
Ja 👍
Prima, geregeld.
Voor veel besturen gebeurt dit dagelijks. Het is snel en makkelijk. Maar er zit een risico dat vaak wordt onderschat. Want de vraag is niet alleen wat je besluit, maar ook: kun je later nog aantonen dat het een besluit was?
Het probleem ontstaat achteraf
Op het moment zelf lijkt er niets aan de hand. Iedereen reageert, er is overeenstemming en je gaat verder. Maar wat gebeurt er als:
- een lid een besluit ter discussie stelt
- er onduidelijkheid ontstaat over wat er precies is afgesproken
- een nieuwe bestuurder vraagt: “waar is dit vastgelegd?”
- of als er financiële of juridische vragen komen
En dan blijkt: er is geen duidelijk besluit. Alleen een reeks appjes.
WhatsApp is geen notulen
WhatsApp (of e-mail) kan prima helpen om dingen af te stemmen. Maar het vervangt geen formele besluitvorming. En dat komt omdat vaak niet duidelijk is wie er precies heeft ingestemd, of iedereen heeft meegedaan en wat de exacte formulering van het besluit was
Een los duimpje 👍 zegt weinig als je het maanden later moet uitleggen.
Wat de rechter (en anderen) willen zien
Als een besluit ooit wordt bekeken (bijvoorbeeld door de leden, een accountant, subsidieverstrekker), dan gaat het niet alleen om de inhoud. De vraag is vooral: is dit zorgvuldig en aantoonbaar genomen?
Daarom zijn de notulen zo belangrijk. Niet als formaliteit, maar als bewijs. Want in de notulen kun je zien dat er daadwerkelijk een besluit is genomen en wie daarbij betrokken waren. Zonder die vastlegging wordt het al snel een discussie achteraf.
Leg het duidelijk vast
Het goede nieuws: je hoeft niet ineens alles anders te doen. Je kunt WhatsApp prima blijven gebruiken, maar zorg er dan ook voor dat elk besluit uiteindelijk ergens duidelijk wordt vastgelegd. Dat kan in notulen, een besluitenlijst of een kort document. Dat kost een paar minuten, maar voorkomt veel gedoe later.
Zorgvuldig en aantoonbaar
Met de WBTR wordt er meer nadruk gelegd op zorgvuldig bestuur en aantoonbaarheid. Het gaat dus niet alleen om goede bedoelingen, maar om kunnen laten zien dat je:
- bewust hebt gehandeld
- afspraken hebt vastgelegd
- en verantwoordelijkheid hebt genomen als bestuur
En precies daar maken notulen het verschil.
Vragen over jouw situatie?
Schrijf je in voor ons gratis WBTR-webinar. In 30 minuten krijg je duidelijke uitleg, praktijkvoorbeelden en kun je live je vragen stellen.
