Verenigingen en stichtingen zijn wettelijk verplicht uiterlijk 27 maart 2022 de gegevens van hun bestuursleden te registreren in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Het is niet al te ingewikkeld, maar je moet wel op tijd beginnen om alle gegevens bij elkaar te krijgen.
Stappenplan
Om het gebruikers van WBTR.nl gemakkelijk te maken, is nadere informatie over de UBO-verplichting opgenomen in het stappenplan. Het staat bij STAP 3.4.2 van het hoofdstuk Aansprakelijkheid van bestuursleden. Er wordt aangegeven hoe je eenvoudig aan de wettelijke verplichtingen kunt voldoen: welke documenten nodig zijn en hoe je een en ander kunt regelen.
Alle organisaties
De letters UBO staan voor Ultimate Beneficial Owners, wat je kunt vertalen als de ‘uiteindelijk belanghebbenden’, degenen die zeggenschap hebben over de organisatie. Bij verenigingen en stichtingen gaat het daarbij in de praktijk veelal om de bestuursleden, de personen die als statutair bestuurder staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Maar ook leden of betrokkenen die geen bestuurder zijn, maar wel zeggenschap hebben, moeten bij het register worden aangemeld. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals voor Verenigingen van Eigenaren.
Het UBO-register komt voort uit Europese wetgeving, vandaar de Engelse term. Het is opgezet om fraude, belastingontduiking, financiering van terrorisme en witwassen van geld tegen te gaan. Er is één lijn getrokken voor alle organisaties en geldt dus ook voor verenigingen en stichtingen. Het maakt niet uit of je bestuurder bent van een grote of kleine vereniging/stichting, wat het doel van de organisatie is en of het bestuur professioneel is of draait op vrijwilligers. In alle gevallen is inschrijving in het UBO-register verplicht. Op overtreding staat een forse boete.
De gegevens in het UBO-register zijn gedeeltelijk openbaar, maar uiteraard geldt de privacywetgeving AVG ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van bestuursleden.
