Of je nu een kleine vrijwilligersorganisatie leidt of bestuurder bent bij een grote vereniging: zonder goede documentatie mis je als bestuur overzicht, borging en juridische bescherming. Veel bestuurders denken dat ze “het wel zo’n beetje geregeld hebben”, maar komen bij wisselingen, conflicten of subsidieaanvragen van een koude kermis thuis.
Met deze vijf documenten leg je een stevig fundament onder je bestuur — én voorkom je onnodige risico’s.
1. De statuten: je juridische fundament
De statuten zijn het belangrijkste document van je organisatie. Hierin staat niet alleen de formele oprichting vastgelegd, maar ook de juridische structuur:
- Wat is het doel van de organisatie?
- Hoe is het bestuur samengesteld en hoe wordt dat benoemd?
- Wie is waarvoor bevoegd?
- Hoe werkt besluitvorming in de ALV (bij verenigingen)?
- Wat gebeurt er bij ontbinding?
Veel organisaties werken nog met verouderde statuten van vóór de invoering van de WBTR (2021). Daarmee lopen bestuurders onnodige risico’s.
Tip: Laat je statuten periodiek juridisch controleren, en pas ze aan wanneer de organisatie verandert (fusie, koerswijziging, nieuwe vormen van samenwerking).
2. Huishoudelijk Reglement (HR): afspraken die werken
Het HR is geen verplicht document, maar vrijwel onmisbaar. Het legt praktische afspraken vast die niet in de statuten thuishoren. Denk aan:
- Verdeling van taken binnen het bestuur
- Werkwijze van commissies
- Communicatieprotocollen
- Vergaderstructuur
- Declaratiebeleid
- Interne gedragsregels
Tip: We hebben een voorbeeld huishoudelijk reglement gemaakt dat je kunt gebruiken als basis voor je eigen organisatie. Zorg dat het reglement actueel is én aansluit bij de praktijk.
3. Bestuursoverzicht en functieprofielen: wie doet wat?
Een goed functionerend bestuur begint bij heldere rolverdeling en inzicht in wie waarvoor verantwoordelijk is. Toch ontbreekt dit overzicht vaak of is het alleen bekend bij de secretaris. Dat is kwetsbaar.
Een actueel overzicht bevat:
- Namen en functies van alle bestuursleden
- Start- en einddatum van zittingstermijnen
- Afspraken over overdracht en opvolging
- Contactgegevens (liefst via bestuursadressen, niet privé)
Tip: Gebruik functie-e-mailadressen zoals [email protected]. Zo voorkom je dat bij een bestuurswissel alle communicatie stilvalt of verloren gaat.
4. Notulen en besluiten: aantoonbare besluitvorming
Notulen lijken soms een formaliteit, maar zijn in juridische zin enorm belangrijk. Ze tonen aan:
- Wat besproken is
- Wat besloten is
- Wie erbij betrokken waren
- Of er sprake was van zorgvuldige besluitvorming
Tip: Bij conflicten of aansprakelijkstellingen wordt vaak gekeken of het bestuur ‘voldoende zorgvuldig’ heeft gehandeld. Geen of gebrekkige notulen? Dan is dat moeilijk aantoonbaar.
Werk daarom met een vast format voor besluiten en bewaar notulen veilig en centraal — idealiter digitaal via het platform.
5. Beleidsplan of meerjarenvisie: koersvast besturen
Zonder koers wordt besturen vooral brandjes blussen. Een beleidsplan of meerjarenvisie zorgt voor richting, afstemming en samenhang. Het helpt je ook om keuzes te maken:
- Wat zijn de prioriteiten?
- Waar willen we over 3 jaar staan?
- Hoe meten we succes?
Tip: Voor externe partijen (zoals subsidieverstrekkers of samenwerkingspartners) is een helder plan vaak onmisbaar. Een goed plan is concreet én beknopt. Begin klein, maar werk structureel aan actualisatie.
Alles bij elkaar — op één plek
Met het WBTR-platform kun je deze documenten niet alleen opstellen, maar ook veilig opslaan, delen met medebestuurders en actueel houden. Zo voorkom je dat belangrijke informatie alleen in het hoofd van één persoon zit, of zoekraakt bij een bestuurswissel. Je krijgt:
- Direct toegang tot het 10-stappenplan en de BestuursChecklist
- Praktische sjablonen, voorbeeldreglementen en formats
- Een overzichtelijke omgeving waar al je documenten samenkomen
Nog geen toegang? Start nu 30 dagen gratis. Zonder verplichtingen.
Of plan een gratis adviesgesprek dan kijken we samen of jouw bestuur alles op orde heeft.
