De penningmeester houdt zich binnen de vereniging bezig met de financiën. En alle zaken die met geld te maken hebben komen bij hem of haar langs. Hoewel financiën dus primair een zaak zijn van de penningmeester, is het een misvatting dat de penningmeester alleen verantwoordelijk is. Dat is namelijk het gehele bestuur.
Gedeelde verantwoordelijkheid
Samen met de andere bestuurders is de penningmeester verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid van de vereniging of stichting. Alle bestuursleden moeten ervoor zorgen dat de organisatie goed functioneert. Zij moeten verantwoording afleggen aan de leden, donateurs en/of andere betrokkenen. De bestuursleden zijn dus samen verantwoordelijk voor het hele beleid en dus ook de financiën. Wel zijn er binnen het bestuur verschillende taken te verdelen.
Wat zijn de taken van de penningmeester?
De penningmeester ziet erop toe dat de doelstellingen van de vereniging financieel uitvoerbaar zijn en blijven. Hij of zij houdt daarbij goed in de gaten of de financiële gezondheid gewaarborgd is. Het bestuur mag een eigen invulling geven aan wat de precieze taken van de penningmeester zijn, want zijn/haar specifieke taken zijn niet in de wet vastgelegd. Vaak worden de volgende taken aan de penningmeester toebedeeld:
● het beheren van alle geldmiddelen (kas en bank)
● doen en ontvangen van betalingen
● maken van het financieel jaarverslag
● bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting
● het innen van de contributie van de leden
● het aanvragen van subsidies
● het werven van fondsen
Deze specifieke taken voor de penningmeester zou je kunnen benoemen in de statuten. Echter ook dan blijft het gehele bestuur te allen tijde gezamenlijk verantwoordelijk voor de genomen besluiten.
Het vier ogen principe
Het is verstandig (zelfs essentieel) om van ‘het vier ogen principe’ gebruik te maken. Dat betekent dat een ander bestuurslid op ieder moment ook inzicht heeft in de financiën en mee kan kijken bij het aangaan van financiële verplichtingen. Leg in de statuten bijvoorbeeld vast dat de penningmeester nooit grote financiële transacties kan aangaan zonder een bestuursbesluit. Bepaal met elkaar de grens en leg die vast, ook om te vermijden dat kleine uitgaven niet gedaan kunnen worden als de ander er niet is. En zorg dat de bankrekening van de vereniging of stichting altijd op twee namen staat, zodat een ander bestuurslid altijd kan meekijken.
