UBO’s zijn de eigenaren of de mensen die zeggenschap hebben over je vereniging of stichting. De wet verplicht dat deze UBO’s geregistreerd staan. Dat moest vóór 27 maart 2022, in het UBO-register bijgehouden door de Kamer van Koophandel. Nog niet gedaan? Geen paniek want je bent niet de enige en het is niet ingewikkeld. Doe het wel alsnog zo spoedig mogelijk. Uitleg met details vind je in de BestuursChecklist.
Waarom is er een UBO register?
Het UBO-register komt voort uit Europese wetgeving, vandaar de Engelse term Ultimate Beneficial Owners. Het is opgezet om fraude, belastingontduiking, financiering van terrorisme en witwassen van geld tegen te gaan. Er is één lijn getrokken voor alle organisaties en geldt dus ook voor verenigingen en stichtingen. Het maakt niet uit of je bestuurder bent van een grote of kleine vereniging/stichting, wat het doel van de organisatie is en of het bestuur professioneel is of draait op vrijwilligers. In alle gevallen is inschrijving in het UBO-register verplicht. En op overtreding staat een boete.
Wie zijn de UBO’s van jouw vereniging of stichting?
Bij verenigingen en stichtingen gaat het in de praktijk vaak om de bestuursleden; de personen die als statutair bestuurder staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Maar ook leden of betrokkenen die geen bestuurder zijn, maar wel zeggenschap hebben, moeten bij het register worden aangemeld. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals voor Verenigingen van Eigenaren. Je leest meer over de uitzonderingen op de website van de KvK.
De UBO-opgave doe je via KvK.nl
Als je bepaald hebt wie de UBO’s van je vereniging of stichting zijn, kun je als tekenbevoegd bestuurslid starten met de UBO-opgave. Ook een notaris mag namens jouw vereniging de opgave doen. Je doet de opgave op de website van de KvK en kunt hem vervolgens online of per post versturen. Het is belangrijk dat je de hele UBO-opgave in één keer afrondt, dus verzamel eerst de benodigde documenten.
In pdf format bij een online opgave of als A4 print bij een opgave per post:
● Geldige identiteitsbewijzen van de UBO’s; paspoort, ID-kaart of rijbewijs.
● Documenten waaruit het belang blijkt dat de UBO’s in je organisatie hebben.
Degene die de UBO-opgave doet heeft daarnaast van zichzelf nodig:
● DigiD (bij online opgave).
● Een rekening op eigen naam voor het doen van een 1 cent-betaling (bij online opgave, tenzij je inlogt met DigiD met ID-check).
● Een kopie van je geldige identiteitsbewijs (bij per post versturen van de opgave).
De gegevens in het UBO-register zijn gedeeltelijk openbaar, maar uiteraard geldt de privacywetgeving AVG ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van bestuursleden.
Stappenplan
Om het gebruikers van WBTR.nl gemakkelijk te maken, is nadere informatie over de UBO-verplichting opgenomen in het stappenplan onder STAP 3.4.2 van het hoofdstuk Aansprakelijkheid van bestuursleden. Uitleg met details vind je ook in de BestuursChecklist.
