Sinds 2020 zijn vrijwel alle stichtingen en verenigingen in Nederland verplicht om hun UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) te registreren bij de Kamer van Koophandel. Maar veel besturen weten niet wat dat precies inhoudt — of staan er niet bij stil dat de registratie inmiddels verouderd kan zijn.
Wat is een UBO eigenlijk?
Een UBO is een persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Bij stichtingen en verenigingen zijn dat meestal de bestuursleden. Ook als bestuurders geen winstdoel hebben of geen aandelen bezitten, geldt deze verplichting.
Waarom is het belangrijk?
De UBO-registratie is bedoeld om witwassen en financiering van terrorisme te voorkomen. Maar ook voor jou als bestuurder is het belangrijk: als de registratie niet klopt, riskeer je een boete. Bovendien kan het gevolgen hebben voor het aanvragen van subsidies, het openen van een bankrekening of het ondertekenen van officiële documenten.
Wanneer moet je de registratie bijwerken?
Als er een wijziging is in je bestuur (bijvoorbeeld door een bestuurswissel), moet je dat binnen 7 dagen aanpassen in het UBO-register. Ook als er iets verandert in de zeggenschap, moet dit worden doorgegeven.
Zo controleer je de registratie:
- Ga naar de website van de KvK.
- Vraag tegen een kleine vergoeding het UBO-uittreksel van je organisatie op.
- Vergelijk dit met je actuele bestuurssituatie.
Wat als het niet klopt?
Dan moet je zo snel mogelijk een wijzigingsformulier invullen en ondertekenen via de KvK. Je kunt dit digitaal doen of op afspraak bij een KvK-kantoor.
Tip: werk je met het WBTR-stappenplan? Dan krijg je automatisch herinneringen bij wijzigingen in het bestuur, inclusief uitleg over hoe je dit netjes verwerkt — inclusief je UBO-registratie. Gebruik daarvoor de handige Bestuurschecklist.
