‘Je moet wel blijven nadenken als je het stappenplan gaat invullen. Hoe formuleer ik het zo goed mogelijk en eenduidig? De voorbeelden helpen. Ze zouden hier en daar nog wel wat uitgebreider mogen zijn. Dan ben je als bestuurder nog zekerder dat je het goed doet.’
Dat zegt voorzitter Steven Berends van de wielersportvereniging De Peddelaars in Hoogeveen, met 370 toerfietsers en 120 wedstrijd wielrenners een forse vereniging om als vrijwilligersbestuur te leiden. Naast deze actieve leden zijn er nog mensen die lid zijn omdat ze de vereniging een warm hart toedragen. Bij de eerste kennismaking met de WBTR, was hij terughoudend over het stappenplan. Hebben we dat nou nodig? Gaandeweg veranderde hij van opvatting. ‘Als je denkt dat je dat geld kunt besparen, kom je bedrogen uit’, zegt hij resoluut. ‘Het wordt lastig als je het niet gebruikt.’
Jaarlijks bekijken
Berends was in zijn werkende leven betrokken bij kwaliteitssystemen. ‘Daar heb ik geleerd dat je dingen goed moet vastleggen en periodiek moet nagaan of het allemaal nog klopt.’ Dat geldt ook voor verenigingen. In het werkboek las hij de opdracht om de visie van de vereniging vast te leggen. ‘Toen dacht ik meteen: zo’n visiedocument zou je jaarlijks moeten bekijken. Past wat we eerder hebben opgeschreven nog bij de huidige situatie?’ Het omschrijven in het werkboek vindt hij handig bij een bestuurderswisseling. Zeker omdat het vinden van nieuwe bestuursleden lastig blijkt te zijn, zeker in deze coronaperiode. ‘Je kunt in een ALV gemakkelijker iemand rechtstreeks aanspreken. Via het beeldscherm is dat een stuk moeilijker’.
Offertes
Via het stappenplan is hij met zijn secretaris gaan nadenken over de verschillende aspecten van de wet. Dat is niet altijd gemakkelijk. Hij geeft een voorbeeld: ‘Vraag meer offertes op bij bedragen boven een bepaald bedrag, staat in de omschrijving. Ik vind dat je dat ook moet doen als het bedrag lager is, maar je wel verplichtingen voor meerdere jaren aangaat.’ Die toevoeging zou in het stappenplan niet misstaan. Lastig vindt hij verder de inpassing van bestaande gedragscodes in de teksten zoals die in het stappenplan als voorbeeld staan. ‘Je moet afspraken op slechts één plaats vastleggen en niet in meerdere documenten, heb ik op mijn werk ervaren.’
Praktijksituaties
Uitbreiding van het programma met tips of aanbevelingen voor praktijksituaties zou hij wel verhelderend vinden. Opnieuw geeft hij een voorbeeld. ‘Het vier ogen-principe voor uitgaven is prima, maar wat doe je als je vlak voor een evenement onverwacht uitgaven moet doen? En besluitvorming bij afwezigheid is op zich goed vast te leggen. In een bestuur van vijf is het echter toch anders als voorzitter en penningmeester beiden afwezig zijn dan wanneer twee andere bestuursleden er niet zijn. Hoe ga ik daar dan mee om? Ik had graag gelezen hoe andere verenigingen dat dan regelen.’
Verzekering
Het stappenplan heeft hem op het vlak van aansprakelijkheid nog verder aan het denken gezet. ‘Onze gemeente heeft voor vereniging een overkoepelende vrijwilligersverzekering afgesloten, net als heel veel andere gemeentes. Blijft die verzekering alleen gelden als het stappenplan helemaal is ingevuld? En ben je onverzekerd als dat niet zo is? Ik ga er eens achteraan bij de gemeente.’
Alle aspecten van de nieuwe wet komen binnenkort in een afzonderlijke bestuursvergadering aan de orde. Het bestuur neemt dan collectief alle onderwerpen door. Berends verwacht voor 1 juli alles op orde te hebben.
Onderscheid
Tot slot wil hij nog wel wat kwijt over de WBTR zelf. Van hem had er meer onderscheid mogen zijn tussen grote professionele organisaties en kleinere verenigingen met vrijwilligers. De wet is wel heel juridisch opgesteld. ‘Maar de wet is er nu eenmaal. Dan moet je je eraan houden. En als je aan de uitvoering begint, moet je er het beste van maken’, vindt Berends.
